面試前的準備

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文/鄭秀慧

$ }! t2 e8 H% U* \7 {8 C年後離職潮湧現！對公司而言，人員的離去，都為公司帶來有形、無形的損傷。該如何在短時間內，找到適任的人選呢？一般而言，招募甄選的過程，會因公司制度、大小規模分為三個階段：
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(1)    人資部門：人資部門針對應徵者基本資料進行審核、透過性格測驗或面試以了解應徵者與企業文化的調適性、應徵動機等。
" ^8 ?: t( I; N0 P7 _(2)     用人主管：用人主管從應徵者的過往經歷、專業技能等與工作內容相關需求來評估求職者。
; u  ]) Y$ ?! y: x) @. `(3)     事業部總經理：從全面的角度，根據企業資源與發展來評量應徵者未來的發展性。
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( e" W/ C% F: g雖然應徵者的錄取與否，通常是用人主管說了算！但主管們卻常因不熟悉選才的程序與方法，造成主管選擇了他喜歡的人，而不一定能勝任工作的人。因此，為了使面談發揮最大的選才效益，面談主管在正式進行甄選面談前，應先確定公司的需求，以及自己在面談時所需扮演的角色，並進行擬定相關的面談計畫。  

7 @8 d0 V( J" j; a6 e面談前的準備對面談品質的好壞有著決定性的影響，只要忽略了其中一項，就有可能造成資料蒐集的不完全，進而影響面談的客觀性與有效性，因此，在進行面談前面談主管應謹慎地檢視下列準備工作是否已經完成：   

5 a3 @0 A# W4 K; g" w8 G7 e8 b0 ~i.   瞭解任用職位之需求與任用標準
. ?0 b; D+ a1 ^3 i) {從任用職位的工作需求中找出任用的標準是面談準備工作的重要一步。此時，可運用「職位說明書」來確認任用職位所需具備的知識、技術或能力條件。
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- f+ c- z0 G1 R5 r2 \6 mii. 詳讀應徵者的相關資料
從應徵者的履歷表、自傳、測試結果、推薦函等相關資料，進行初步地篩選，以減少不必要的面談次數；也可以依據相關資料的內容擬定面談問題，作為詢問之用。

3 N0 R5 E! h& ^iii. 準備面試時所需之相關資料
8 a- i, J* U% D; t  e. h9 U7 ^8 N在面談前先將可能用到的資料與工具做好準備，如：公司簡介、面談指引、面談紀錄表、筆記本等。此類的事前準備可使面談進行地更為順暢，也可以減少遺漏訊息的情況發生。

. ^) M6 @+ A) B6 X! H3 C3 J" niv.面談場地與時間的安排
0 O; O' A9 a7 ?( p0 ^舒適良好的面談場地可以建立應徵者對公司良好地第一印象。而面談時間的安排，面談主管應花至少30分鐘來瞭解每位應徵者，而每日的面談次數以5-7人為限。

v.  決定面談的方式
$ A8 r; b$ k) Y; K% Q常見的面談方式依問答內容可分為結構式與非結構式；依參與人數多寡可分為陪審式、團體式、一對一式面談。面談主管可依公司所能提供的資源情況去規劃適合的面談進行方式。

; o& |' h; E! [- a; B& _$ u% bvi.  擬定面談的內容主題
面談內容應涵蓋(1)瞭解應徵者的知識、技術、能力。(2)評估應徵者的態度。(3)說明工作與公司的現況與未來發展意願。   
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透過完善地事前準備工作，把要問的問題與提供的資料準備好，面談的過程才不會漫無頭緒或有所疏漏！